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Comment communiquer autour d'un événement ?

Pour attirer les gens et leur donner envie de participer à un événement, il est nécessaire de rendre cet événement visible et d'expliquer clairement ce que les personnes vont y expérimenter. Mais outre cela, il vous faudra aussi établir un plan de communication et un planning strict d'avant, pendant et après événement.


Voyons ensemble étape par étape comment procéder pour que votre événement attire le bon public et que vos finances soient au beau fixe, en n'ayant rien oublié.


Comment élaborer un plan de communication

Créez le plan de communication de votre événement


Un plan de communication pour un événement, intégrant une stratégie de communication claire, est un outil stratégique indispensable pour toute entreprise. Il s'agit d'un document détaillé qui décrit comment vous allez communiquer votre événement vers votre public cible et le planning qui y est lié.


Ce plan comprend des informations sur :

  • votre message,

  • les canaux de communication que vous utiliserez (notamment la publicité, les relations publiques, le marketing, les réseaux sociaux et le contenu médiatique),

  • les dates et échéances importantes (via un rétroplanning)

  • comment vous évaluerez l'efficacité de votre communication (un point qui est souvent négligé...).

L'objectif principal d'un plan de communication pour un événement est de s'assurer que votre message atteint votre public de la manière la plus efficace possible. Il doit prendre en compte les différentes étapes de la communication, de la planification à l'annonce de l'événement, de la sensibilisation à l'engagement, en passant par la conversion.


Un plan de communication bien conçu peut augmenter la visibilité de votre événement, améliorer l'engagement de votre public et, finalement, augmenter le retour sur investissement de votre événement.


Chaque plan de communication pour un événement doit être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise et de votre événement. Il n'existe pas de modèle unique pour un plan de communication événementiel. Il doit être adapté à votre public, à votre message et à vos objectifs.


Qu'est-ce qu'un plan de communication événementiel ?


Un plan de communication événementiel est un document qui décrit comment vous allez communiquer votre événement à votre public. Il comprend des informations sur le message que vous voulez transmettre, les canaux de communication que vous utiliserez, et comment vous mesurerez l'efficacité de votre communication.


Le plan de communication événementiel doit comprendre une analyse de votre public cible, une stratégie de communication claire, des objectifs de communication mesurables, et un plan pour évaluer l'efficacité de votre communication. Il doit également prendre en compte les différentes étapes de la communication, de la sensibilisation à l'engagement, en passant par la conversion.

Pourquoi est-il essentiel de communiquer sur votre événement ?


Si vous souhaitez que votre événement soit un succès... il faut le rendre visible. Sans une communication efficace, votre public ne sera pas informé de votre événement, ne comprendra pas son objectif ou sa valeur, et ne sera pas incité à y participer. Bref... un gros flop !


Une communication efficace peut augmenter la visibilité de votre événement, améliorer l'engagement de votre public et, finalement, augmenter le retour sur investissement de votre événement. Elle peut également vous aider à établir une relation plus forte avec votre public, à renforcer votre image de marque et à améliorer la perception de votre entreprise.


Attention : la communication ne se limite pas à l'annonce de l'événement. Elle doit être intégrée à TOUTES les étapes de l'événement, de la planification à la réalisation, en passant par le suivi.


Une communication efficace peut faire la différence entre un événement réussi et un événement qui ne répond pas aux attentes.

Étapes clés pour établir un plan de communication efficace


Les étapes d'élaboration d'un plan de communication

Dans le domaine de la stratégie de communication, établir un plan efficace nécessite la mise en œuvre de certaines étapes clés.

  1. La première étape concerne la définition des objectifs de communication. Ces objectifs, alignés sur les objectifs globaux de l'entreprise, doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporels. Par exemple, un objectif de communication pourrait être d'augmenter la notoriété de la marque de 20% dans les six prochains mois grâce à une campagne de publicité ciblée.

  2. La deuxième étape consiste à identifier le public cible de votre stratégie de communication. Cela implique une compréhension approfondie des besoins et des attentes de vos clients potentiels, ainsi que de la manière dont ils consomment les informations. Une fois que vous avez une vision claire de votre public cible, vous pouvez adapter votre message et votre stratégie de communication pour répondre à leurs besoins spécifiques, en utilisant par exemple les réseaux sociaux ou le contenu médiatique adapté.

Comment définir vos objectifs de communication ?


La définition des objectifs de communication est une étape cruciale de votre plan de communication. Les objectifs de communication doivent être alignés avec les objectifs globaux de l'entreprise et doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART).


Par exemple, si l'objectif global de l'entreprise est d'augmenter les ventes de 15% au cours de l'année prochaine, un objectif de communication pourrait être d'augmenter la notoriété de la marque de 20% au cours des six prochains mois.


Cela pourrait être réalisé en utilisant divers canaux de communication, tels que les médias sociaux, le marketing par courrier électronique, et les relations publiques.


Il est également important de mesurer régulièrement l'efficacité de la communication pour s'assurer que les objectifs de communication soient atteints. Cela peut être fait via des enquêtes de satisfaction clients, l'analyse des médias sociaux, et les statistiques de trafic du site web.


Comment identifier votre public cible ?


L'identification du public cible est une autre étape clé dans l'élaboration d'un plan de communication.


Cela implique de comprendre qui sont vos clients potentiels, quels sont leurs besoins et leurs attentes, et comment ils consomment l'information.

Pour identifier votre public cible, vous pouvez utiliser diverses méthodes de recherche de marché, telles que les enquêtes, les groupes de discussion, et l'analyse des données des clients existants. Cela vous aidera à comprendre qui sont vos clients, ce qu'ils veulent, et comment vous pouvez répondre à leurs besoins.


Une fois que vous avez identifié votre public cible, vous pouvez adapter votre message et votre stratégie de communication pour répondre à leurs besoins spécifiques. Par exemple, si votre public cible est principalement composé de jeunes professionnels, vous pourriez utiliser les médias sociaux et le marketing par courrier électronique comme principaux canaux de communication.


Comment déterminer un budget prévisionnel ?

Quel budget pour une campagne de communication

La détermination d'un budget prévisionnel est une étape à ne pas négliger dans la planification de votre stratégie de communication.


Pour définir un budget prévisionnel, il faut d'abord définir les objectifs de la stratégie de communication. Ces objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps. Une fois ces objectifs définis, il est plus facile d'estimer les coûts associés à la publicité, aux relations publiques et au marketing.


Ensuite, il faut établir une liste détaillée de toutes les dépenses potentielles. Cela peut inclure des coûts tels que les frais de publicité, les frais de community management, les frais de marketing, les frais de promotion, etc.


Il est également important de prendre en compte les imprévus et de prévoir une marge de manœuvre pour ces dépenses inattendues.


Une fois que toutes les dépenses ont été prises en compte, il est temps de calculer les recettes prévues. Cela peut être basé sur des ventes passées, des projections de marché ou d'autres facteurs pertinents. Il est essentiel d'être réaliste dans ces projections pour éviter toute déception ou stress financier à l'avenir.


Enfin, une fois que les recettes et les dépenses ont été estimées, elles peuvent être comparées pour déterminer si le budget est équilibré.


Si les dépenses sont supérieures aux recettes, il peut être nécessaire de revoir les objectifs ou de trouver des moyens de réduire les coûts.

Créez votre calendrier éditorial autour de l'événement


Un calendrier éditorial est un outil essentiel pour planifier et organiser le contenu médiatique qui sera publié autour d'un événement. Il permet de structurer votre communication et de garder une trace de ce qui doit être publié, quand et sur quels réseaux sociaux.


Pour créer un calendrier éditorial efficace, il est important de commencer par définir les objectifs de la campagne de marketing. Ensuite, il faut déterminer le type de contenu médiatique qui sera publié. Cela peut inclure des articles de blog, des vidéos, des infographies, des posts sur les réseaux sociaux, etc.


Il est également important de définir le ton et le style du contenu pour assurer une cohérence tout au long de la campagne. Une fois que le type de contenu a été déterminé, il faut planifier quand et où il sera publié. Cela peut dépendre de divers facteurs, tels que le moment où l'audience cible est la plus active en ligne, les dates clés de l'événement, etc.


Enfin, il est crucial de suivre et d'évaluer l'efficacité du contenu publié. Cela permet d'ajuster la stratégie de marketing si nécessaire et d'assurer le succès de la campagne.


Cliquez ici pour découvrir les outils gratuits qui vont permettront de créer un calendrier éditorial. Et si vous avez besoin d'un coup de pouce, c'est par ici.


Conseils pour bien communiquer sur les réseaux sociaux


Les réseaux sociaux sont un outil puissant pour communiquer et interagir avec le public. Pour utiliser efficacement ces plateformes, il est important de suivre quelques conseils clés.


Tout d'abord, il est crucial de comprendre l'audience cible et de savoir où elle passe le plus de temps en ligne. Ensuite, il est important d'être actif et de publier régulièrement. Cela permet de rester à l'esprit de l'audience et d'augmenter la visibilité de la marque. Toutefois, veillez à ne pas inonder le fil d'actualité de l'audience avec des messages répétitifs, car cela pourrait être perçu comme du spam.


Créez du contenu engageant qui incite l'audience à interagir avec la marque. Cela peut inclure des questions, des sondages, des concours, etc.


N'oubliez pas de surveiller et de répondre aux commentaires et aux messages de l'audience. Cela montre que la marque se soucie de ses clients et est prête à écouter leurs préoccupations.


Communiquez 3 à 9 mois avant votre événement, selon qu'il soit de grande envergure ou non.

Faisons le point sur votre plan de communication événementielle


Soulignons l'importance de déterminer un budget prévisionnel, de créer un calendrier éditorial autour de l'événement et de bien communiquer sur les réseaux sociaux.


Il est crucial de définir clairement les objectifs de l'événement et de prévoir toutes les dépenses potentielles pour établir un budget réaliste.


Le calendrier éditorial est un outil essentiel pour organiser le contenu qui sera publié et assurer une communication cohérente tout au long de la campagne.


En ce qui concerne les réseaux sociaux, il est important de comprendre l'audience cible, de publier régulièrement, de créer du contenu engageant et de répondre aux commentaires et aux messages de l'audience.


En suivant ces conseils, il est possible de planifier et de gérer efficacement un événement, d'atteindre l'audience cible et d'assurer le succès de la campagne.

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